Az ellenőrzés fontosabb szempontjai: 

•     az iratkezelés folyamata,
•     milyen jellegű iratok keletkeznek,
•     a szervezeti egységben lévő iratok mennyisége (évkör, folyóméter),
•     az iratok tárolása megfelelő-e,
•     várhatóan mennyi irat kerül be a levéltárba és mikor (becslés),
•     szoktak-e selejtezni

A felvett adatokat az ún. szervdossziékban tartjuk nyilván. Az ellenőrzést a levéltár éves munkaterve szerinti beosztásban végezzük, és jegyzőkönyv készül róla, amelyet az ellenőrzött szerv is kézhez kap. Az esetleges hiányosságokat záros határidőn belül korrigálni kell.

A szervellenőrzés a munkánk fontos része, mert az iratkezelés ellenőrzésén túl tájékoztatást adunk az iratok levéltárba adásának módjáról, valamint ennek alapján felmérhető a levéltárba kerülő iratok jellege és a várható mennyisége.

Ellenőrizzük a szervezeti egységek iratselejtezését is. A selejtezést az egyetem irattári terve alapján Selejtezési Bizottság végzi. A selejtezéshez minden esetben szükséges a levéltár hozzájárulása. A maradandó értéket nem képviselő, selejtezésre kiválogatott iratok megsemmisítését a selejtezési jegyzőkönyv záradékolásával a levéltár engedélyezi.

Intézkedések a járványügyi készültség miatt:

• Kérjük az iratokat átadókat, vegyék figyelembe, hogy az egészségügyi óvintézkedéseket (Maszk és kesztyű viselése, lehetőség szerinti távolságtartás) iratátadáskor is kérjük betartani.
• Az iratokat átvétel után 72 órára karanténba helyezzük, ezt követően végezzük el az átadott iratok tételes ellenőrzését, az átadás-átvételi jegyzőkönyv hitelesítését.

Iratkezeléshez kapcsolódó, letölthető dokumentumok:

Iratátadás

atadas_atveteli_jegyzokonyv_minta.docx

Szervellenőrzés

szervellenorzes_adatlap.docx

Selejtezés

iratselejtezesi_jegyzokonyv_minta.docx